＜今月のお悩み＞
私の悩みは“整理整頓が苦手”ということです。
特にパソコンの中の書類や、
受信メールがどんどん増えてしまい、
手が付けられません！　
このままでは仕事に支障が出そうで困っています。
どうしたら上手く処理できるのでしょうか。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（東京都在住・文庫大好き）
＜リード＞
物事は真意をとらえようぜ。
表面にでてくる言葉や行動には、
真意があるぜ。
真意をくみ取り、
理解し対処することでトラブルもチャンスに変えることができるぜ。
表面的現象に流されず、
じっくり戦略を分析してほしいぜ、
熱いぜ！！

＜回答＞
環境問題が世界で注目されるこの時代に、
プリントアウトした帳票をストックすることはナンセンスだぜ！
ＰＣや契約サーバーにデータをいかにストックするかが、
ＩＴ時代の勝ち組の必須条件だぜ。
アドバイスするぜ、
熱いぜ！

１、フォルダを有効活用しようぜ！
まず、必要データは大項目中項目小項目と
３階層のフォルダ区分を作成しデータを管理してほしいぜ。
大項目はまさにテーマを設定してほしいぜ。
俺は数多くのクライアントを持ち、
クライアントごとに様々なやり取りを実施しているぜ。
したがって、大項目には「ｸﾗｲｱﾝﾄ名」を設定することが多いぜ。
お前もその事例を参考にし、大きなテーマを大項目に設定してほしいぜ。
次に中項目は仕事内容を区分するぜ。
俺の事例で説明すると大項目が「原稿」となった場合、
中項目は「ダ・ヴィンチ」などのメディア名入れることにしているぜ。
ダ・ヴィンチ以外にも、様々な雑誌で人生相談を実施しているため、
そのメディア名を中項目で分類しているというわけだぜ。
そして小項目は「○年○月」と、
そのデータを作成した「年月」を入れることにしているぜ。
これによって、仮に俺が過去の原稿データを引き出したいときには、
メディア別、原稿作成年月別に簡単に検索でき、
仕事がとてもスムーズに運ぶぜ！
いいか、データ管理のポイントは一定の法則をあらかじめ設定し、
その法則に従ってしっかりストックする、
というシンプルな行動に尽きるぜ。
ファイルの法則は俺の事例を具体的に説明したが、
主旨はお前が検索しやすい方法で法則を定めることだぜ。
ＩＴ時代に取り残されない、
データベース勝ち組を狙ってほしいぜ、
熱いぜ！

２、メールデータは極力捨てろ！
ＩＴ時代はコミニュケーションツールとしてメールを活用しているぜ。
つまりメール文書は履歴ストックデータとも言えるし、
フローコミニュケーションデータとも言えるぜ。
大切なことは履歴ストックなのか？
フローコミニュケーションなのか？
を受信した時点ではっきり区分し、
フローコミニュケーションメールはその都度削除することで解決できるぜ。
管理効率の悪い人は何から何まで履歴データとしてストックするため、
ＰＣの起動スピードも落ちるし、
データ検索においても時間がかかって百害あって一利ないぜ！
いらないメールデータをその都度捨てることが、
日常のワークフローでなっていれば、
画期的に業務効率が改善するぜ。
ぜひ実行してほしいぜ、
熱いぜ！

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